기업에서 사용할 수 있는 무료 이메일, 즉 회사 도메인네임으로 이메일을 무료로 이용할 수 있는 구글앱스의 지메일 셋팅을 알아보았다.
장황한 것 처럼 보일 수 있지만 무작정 따라 하다보면 그리 어렵지 않게 셋팅을 할 수 있을 것이다.
DNS 설정이 어렵다면 도메인네임을 구매한 회사를 적극 활용하라.
이제까지 셋팅한 무료 기업 메일인 구글앱스 지메일을 내 것 처럼 보일 수 있도록 몇가지 설정을 해보자. 회사 사람들이 같이 이용하는 것이므로, 약간의 노력을 기울여 좀 더 편리해진다면 좋지 않겠나!
설정한 'http://mail.도메인네임'으로 접속하면 위와 같이 지메일과 거의 유사한 로그인 페이지가 표시된다. 메일 서비스를 신청할 때 생성했던 이메일로 로그인을 한다. 그 이메일이 기본 관리자 계정이 된다. 이 계정은 추후 관리 화면에서 다른 이메일로 변경할 수 있다.
로그인을 하고 메일 서비스에 접속해 보면 지메일과 똑같다는 것을 알 수 있다. 개인적으로 이용하는 지메일에 접속한 것인지 헷갈릴 정도다. 관리자 계정으로 로그인하면 메일 화면 상단에 [도메인관리] 메뉴가 표시된다. 해당 메뉴를 클릭하면 도메인의 소유권을 확인한 후 처음 보았던 화면과 같은 관리화면으로 접속된다.
관리화면의 첫화면인 대시보드에 접속하면 중간쯤의 [이메일] 영역에 '사용중이 아님'이라는 문구를 볼 수 있을 것이다. 모든 셋팅을 완료했다고 생각했지만 회사 구성원들에게 이메일을 발급하는 등의 작업을 하기 위해서는 아직 작업이 남은 듯 하다. [이메일 활성화]를 클릭한다.
장황한 설명이 있다. 내용은 결국 DNS에 필요한 정보를 설정하라는 것이다. 지난번에 설명한데로 DNS를 설정하였다면 특별히 해야하는 것은 없다.
| 호스트이름 | 타입 | 설정 값 |
| 도메인네임 |
MX | aspmx.l.google.com, 10 |
| 도메인네임 | MX | alt1.aspmx.l.google.com, 20 |
| 도메인네임 | MX | alt2.aspmx.l.google.com, 20 |
| 도메인네임 | MX | aspmx2.googlemail.com, 30 |
| 도메인네임 | MX | aspmx3.googlemail.com, 30 |
| 도메인네임 | MX | aspmx4.googlemail.com, 30 |
| 도메인네임 | MX | aspmx5.googlemail.com, 30 |
| 도메인네임 | TXT | "v=spf1 a mx include:aspmx.googlemail.com include:_spf.google.com ~all" |
| mail.도메인네임 | CNAME | ghs.google.com |
| calendar.도메인네임 | CNAME | ghs.google.com |
| docs.도메인네임 | CNAME | ghs.google.com |
| sites.도메인네임 | CNAME | ghs.google.com |
| start.도메인네임 | CNAME | ghs.google.com |
위의 정보를 DNS에 설정한 후 [단계완료]를 한 후 DNS에 정보가 반영되는 시간 만큼(최대 1일)을 기다리면 대시보도의 이메일 영역에 보이던 '사용중이 아님' 문구가 사라진다.
메일서비스를 신청할 때 입력한 정보는 도메인네임을 제외하고 모무 변경이 가능하다. 관리 화면에서 [도메인설정] -> [일반] 메뉴를 클릭한다. 각 정보의 설정이 중요하므로 각 항목에 대해 설명하겠다.
보조 이메일 주소는 어떠한 경우라도 받을 수 있는 이메일로 설정하는 것이 좋다. 아마도 많이 사용하는 포털 측의 이메일을 입력하는 것이 어떨까 생각한다.
SSL은 로그인할 때나 메일을 보낼 때 보안서버를 이용하므로 체크하는 것을 권장한다. 이 설정을 하면 간혹 받은 메일의 이미지가 깨져 보일 수 있다.
회사 이메일로 사용한다고 하지만 메일 화면은 여전히 지메일과 똑같다. 즉 우리 메일 서비스 같지 않다는 것이다. 이 화면의 디자인을 조금 손 보면 회사 전용 이메일 서비스인 것 처럼 사용할 수 있다.
관리 화면에서 [도메인설정] -> [디자인] 메뉴에 들어가면 변경할 수 있는 몇가지 옵션이 나타난다. 머리글 로고 이미지를 회사의 로고로 넣고, 로그인 상자 색상은 라판색으로 설정하였다.
짜잔! 'http://mail.회사도메인'에 접속하면 설정한 디자인을 확인할 수 있다. 로그인 후 보이는 화면에도 예쁜(?) 회사 로고가 표시되고 있다. 지메일 로고가 표시될 때 보다 훨씬 편안해 보인다.
지금까지 PC의 웹에서 이메일을 확인하는 화면을 설명했다. 이제 요즘 한참 뜨고 있는 스마트폰에서 설정한 이메일을 확인하는 방법을 설명하겠다. 안드로이드폰은 기본적으로 '지메일 앱'이 설치되어 있고, 구글 서비스를 이용하기 위해서 구글 설정을 해 두어서 대부분 지메일이 하나쯤 설정되어 있다. '지메일 앱'은 계정을 여러개 등록해서 이용이 가능하다. 개인이 사용하는 이메일에 회사에서 사용하는 이메일을 추가하는 방법을 알아보자.
지메일 앱에서 메뉴를 터치한 후 [계정]을 터치하면 기 설정된 이메일 목록을 볼 수 있다. 그 화면 하단에 [계정 추가]를 터치한다.
Google 계정으로 로그인 화면에서 '사용자 이름'에는 회사 메일로 사용할 이메일주소를 입력한다.
입력 정보에 문제가 없다면 잠시 후 위와 같이 [설정완료] 화면을 볼 수 있다. 추가한 이메일은 바로 통기화작업이 진행된다. 만약 동기화가 진행되지 않으면 최초 1회 수동으로 새로고침을 해주면 된다. 계정 목록에도 추가한 이메일이 표시가 된다.
이제 스마트폰에서도 이메일 설정이 완료되었다. 무료로 제공되는 지메일을 회사 메일인 것 처럼 설정해서 마치 유료 그룹웨어를 사용하는 듯한 느낌도 나고, 그것을 이동중에 스마트폰에서도 사용할 수 있게 되었다. 여기서 더이상 설명하진 않겠지만, 관리 화면이나 사용자 메일 화면에서 살펴보면 채팅/캘린더/문서도구/주소록 등을 메일과 연계하여 모두 무료로 이용할 수 있다.
